Hé bureau recruiter, zeg eens eerlijk. Hoeveel verschillende tools gebruik jij om kandidaten aan te trekken en te selecteren? Grote kans dat je dagelijks schakelt tussen jobboards, een WhatsApp-tool, social advertentieplatformen, je ATS en nog wat Excelbestanden tussendoor. Handig? Niet echt. Efficiënt? Zeker niet.
In dit blog laten we zien waarom je tijd en geld verliest door te werken met losse tools en hoe je dit kunt ombuigen naar meer efficiëntie en meer marge door één recruitment marketing automation platform te gebruiken. Want waarom zou je nog gebruikmaken van een lappendeken aan software als het makkelijker en goedkoper kan?
Onnodig tijdverlies en hogere kosten door losse tools
Het gebeurt bij vrijwel elk recruitment bureau dat in de lift zit. Naarmate je organisatie groeit, ga je kritischer kijken naar processen. Je ziet kansen voor optimalisatie en kiest voor een tool die daaraan bijdraagt. Later implementeer je een volgende tool om een ander proces te vereenvoudigen. En zo gaat dit riedeltje door, totdat het recruitment team de weg kwijt is in de jungle aan tools. De gevolgen?
1. Veel schakelen kost tijd en energie. Elk los stukje software heeft zijn eigen inlog, interface en werkwijze. Dit werkt fouten en vertraging in de hand, terwijl je dat juist niet wil als recruiter bij een bureau of staffing organisatie. Tijd is alles!
Voorbeeld: Je wilt een recruitment campagne opzetten om 10 nieuwe kandidaten voor een opdrachtgever te vinden. Met losse tools moet je eerst advertenties maken in een social media advertising platform, daarna de leads handmatig exporteren naar je ATS en vervolgens een aparte chattool gebruiken om kandidaten te benaderen. Dat betekent meerdere keren schakelen tussen systemen, zelf data overzetten en elke kandidaat handmatig screenen.
2. Data raakt versnipperd. Omdat elk systeem zijn eigen rapportages en dashboards heeft, wordt het lastig om inzicht te krijgen in de effectiviteit van je recruitment marketing. Welke advertenties leveren kwalitatieve kandidaten op tegen lage kosten? Waar haken kandidaten af? Als je gebruik maakt van losse tools is dit niet zo 123 te achterhalen.
Voorbeeld: Bij een vacature campagne moet je op elk platform apart checken hoe de campagne loopt. Hoe is de CTR op Linkedin? Wat is de CPC op Meta? Hoe draait de campagne op Google Ads? Ook voor het aantal reacties moet je op diverse plekken kijken. Leads komen binnen in het advertentieplatform, sollicitaties via de website in je ATS. Kortom, data is overal, maar eigenlijk nergens echt goed inzichtelijk.
“Een hoge CTR is leuk, maar wat de recruiter écht blij maakt, is dat je met je campagne vier passende kandidaten binnenhaalt die uiteindelijk worden geplaatst. Door dat inzichtelijk te hebben, maak je daadwerkelijk impact op de bedrijfsdoelen.” – Jelmer Zuidema van Roadtrip
3. Kosten lopen onnodig op. Iedere tool brengt zijn eigen kosten met zich mee. Denk aan licenties, implementatiekosten en eventuele koppelingen. Het optellen van al deze kleine bedragen leidt vaak tot een hoger kostenplaatje dan vooraf gedacht.
Voorbeeld: Je gebruikt Recrubo voor automatische screening, Joboti voor communicatie via WhatsApp en Wonderkind voor social media advertising. Als je alle kosten voor deze tools bij elkaar optelt, kan dat behoorlijk aantikken.
4. Minder overzicht, minder grip. Met losse tools komen kandidaten via allerlei wegen bij je binnen. Via de e-mail, sollicitaties via je website, in leadformulieren, via WhatsApp. Het risico dat je door de waan van de dag kandidaten uit het oog verliest of te laat opvolgt is torenhoog.
Voorbeeld: Een kandidaat start een WhatsApp gesprek met één van de recruiters, maar deze informatie wordt niet automatisch gesynchroniseerd met je ATS. Hierdoor kan het gebeuren dat een collega recruiter deze kandidaat over het hoofd ziet bij het selecteren van profielen voor de vacature.
Efficiënter werken met één recruitment marketing automation platform
Door te centraliseren win je tijd. Veel tijd. Daarnaast is je data beter inzichtelijk, waardoor je de juiste strategische keuzes maakt en 9 van de 10 keer verlaag je ook nog eens je software-uitgaven.
1. Meer overzicht en rust. Je werkt vanuit één centrale hub waarin je recruitment campagnes uitvoert, soft conversions inricht en 1-op-1 kandidaatcontact onderhoudt. Geen gedoe met meerdere tabs en logins of het handmatig overzetten van gegevens tussen systemen. Recruiters kunnen sneller schakelen en houden meer tijd over voor écht contact met kandidaten.
Voorbeeld: Met een all-in-one recruitment marketing automation platform organiseer je het gehele proces van aantrekken, selecteren en contact onderhouden in één omgeving. Vanuit je gekoppelde ATS maak je snel een vacature campagne, de reacties komen in de multichannel inbox binnen en worden automatisch gesynchroniseerd met je ATS. Allemaal zonder gedoe met exports of het eindeloos switchen tussen systemen.
2. Beter inzicht in data en resultaten. Doordat je alle recruitment marketing activiteiten in één tool ontplooit, heb je via diezelfde tool ook een volledig overzicht van de candidate journey. Je ziet precies wat werkt en wat niet, zodat je je strategie daarop kunt aanpassen.
Voorbeeld: Dankzij één realtime dashboard zie je in een oogopslag welk kanaal veel kandidaten oplevert tegen lage kosten. Op basis daarvan kun je je campagnebudget herverdelen over de best presterende kanalen.
3. Lagere kosten, meer marge. Eén platform betekent minder licenties en minder onderhoud. Dit bespaart niet alleen geld, maar ook de frustratie van losse systemen die nét niet lekker samenwerken.
Voorbeeld: In plaats van te betalen voor meerdere tools met deels overlappende functies, investeer je in één platform dat alle benodigde functionaliteiten biedt. Je bespaart op je kosten, waardoor je onderaan de streep meer marge per plaatsing overhoudt.
4. Elke kandidaat in beeld. Door alle reacties centraal te ontvangen en deze automatisch te synchroniseren met je ATS, weet je zeker dat je nooit meer een geïnteresseerde kandidaat misloopt.
Voorbeeld: In het MrWork platform komen alle reacties – via de WhatsApp pop-up op je website, via in-ad leadformulieren of na deelname aan een event – in één multichannel inbox binnen. Eventueel met automatische tagging, talentpool toewijzing of score. Dankzij een koppeling met je ATS kun je deze reacties – optioneel pas na automatische kwalificatie – geautomatiseerd versturen naar je ATS.
Integraties met aanvullende tools
Door van allerlei losse tools over te stappen naar één RMA platform, maak je het jezelf al een stuk makkelijker. Als je vervolgens ook nog zorgt voor een naadloze integratie met tools die niet door RMA software vervangen kunnen worden, dan realiseer je een écht goede tech stack voor bureau recruiters. Denk aan koppelingen met natuurlijk je ATS, maar ook je career page of een gespreksanalyse tool zoals In2Dialog.
Sneller, slimmer en goedkoper werven
Voor staffing- en recruitment bureaus draait alles om snelheid, efficiëntie en het slim inzetten van data. Alleen daarmee win je de war for talent en ben en blijf je succesvol in de competitieve wereld van de arbeidsbemiddeling.
Door te werken met één recruitment marketing automation platform, krijgen recruitment consultants:
- Meer overzicht en rust doordat alle reacties centraal binnenkomen en niet handmatig overgezet hoeven te worden.
- Beter inzicht in data waardoor zij de juiste keuzes maken om te optimaliseren en succes te behalen.
- Meer tijd voor het maken van echte matches, omdat ze veel tijd besparen door automations en niet continu hoeven te switchen tussen systemen.
En als recruitment manager verlaag je de kosten en verhoog je de productiviteit van je team, waardoor je meer omzet en marge realiseert.
Jongleer jij nog dagelijks met verschillende tools? Misschien is het tijd om het anders aan te pakken. Ontdek hoeveel winst jij kunt behalen door over te stappen naar recruitment marketing automation software.
